CAMBIOSEN EL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO

La Ley 2466 de 2025, introduce modificaciones importantes al Código Sustantivo del Trabajo que impactan directamente la gestión disciplinaria, estas reformas que complementan los lineamientos establecidos por la Corte Constitucional en la Sentencia C-593 de2014, obligan a todas las empresas a actualizar sus procedimientos disciplinarios dentro de los próximos 12 meses. Las principales modificaciones incluyen la implementación de garantías reforzadas del debido proceso, nuevos requisitos de publicación del reglamento, entre otros.

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MODIFICACIONES AL DEBIDOPROCESO DISCIPLINARIO LABORAL

El artículo 7 de la Ley 2466 de2025, reformó integralmente el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, estableciendo un marco normativo más robusto para la aplicación de sanciones disciplinarias.

La nueva normativa establece un procedimiento mínimo de siete pasos que debe seguirse en todo proceso disciplinario:

PASO 1COMUNICACIÓN FORMAL DE APERTURA: La empresa debe notificar formalmente al trabajador sobre la apertura del proceso disciplinario. Esta comunicación debe ser clara, precisa y por escrito, indicando que se ha iniciado una investigación disciplinaria.

PASO 2INDICACIÓN DE HECHOS Y CONDUCTAS: Se debe especificar por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso. Esta descripción debe ser detallada y específica, permitiendo al trabajador conocer exactamente qué faltas se le atribuyen.

PASO 3TRASLADO DE PRUEBAS: El empleador debe entregar al trabajador todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos, conductas u omisiones objeto del proceso. No se puede reservar información relevante al trabajador.

PASO 4TÉRMINO PARA RENDIR DESCARGOS Y CONTROVERTIR LAS PRUEBAS:  Se debe otorgar al trabajador un término no inferior a 5 días para que pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para su defensa. Si la defensa es verbal, debe levantarse acta.  Lo anterior implica que debe mediar un término no inferior de 5 días hábiles entre la citación y la fecha en que sea delante la diligencia de descargos.

PASO 5PRONUNCIAMIENTO DEFINITIVO: La decisión final debe ser debidamente motivada, identificando específicamente las causas o motivos de la decisión.

PASO 6IMPOSICIÓN PROPORCIONAL DE SANCIÓN: Si procede una sanción, esta debe ser proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron, considerandola gravedad de la falta y las circunstancias del caso.

PASO 7DERECHO DE IMPUGNACIÓN:  El trabajador debe tener la posibilidad de impugnar la decisión a través de recursos internos, para lo cual el empleador deberá señalar en el Reglamento Interno el término máximo para su interposición.

Disposiciones especiales:

A.     Trabajadores sindicalizados: La nueva normativa reconoce derechos específicos para trabajadores afiliados a organizaciones sindicales. Estos trabajadores pueden estar asistidos o acompañados por uno o dos representantes del sindicato quesean trabajadores de la empresa y se encuentren presentes al momento de la diligencia. Los representantes sindicales tienen derecho a velar por el cumplimiento de los principios de derecho de defensa y debido proceso, dando fe de ello al final del procedimiento.

B.     Trabajadores con discapacidad: Los trabajadores con discapacidad deben contar con medidas y ajustes razonables que garanticen la comunicación y comprensión recíproca en el marco del debido proceso. Esto incluye la provisión de intérpretes, formatos accesibles de documentos, o cualquier otra medida necesaria para garantizar la igualdad de condiciones.

C.     Uso de tecnologías: El procedimiento puede realizarse utilizando tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre y cuando el trabajador cuente con estas herramientas a disposición. Esto permite mayor flexibilidad en la gestión de procesos disciplinarios, especialmente en modalidades de trabajo remoto.

·      EXCEPCIONES IMPORTANTES

La nueva normativa establece que este procedimiento no aplicará a trabajadores del hogar y micro y pequeñas empresas de menos de diez (10) trabajadores, para estos empleadores, la obligación se limita a escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando las garantías del derecho de defensa y del debido proceso.

·      NUEVOS REQUISITOS DEPUBLICACIÓN

o   Publicación física: Se mantiene la obligación de fijar dos copias en carácter legible en dos sitios distintos del lugar de trabajo. Si existen varios lugares de trabajo separados, la fijación debe hacerse en cada uno de ellos.

o   Publicación virtual obligatoria: La principal novedad es la obligatoriedad de publicar el reglamento a través de medio virtual al cual los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. Esta publicación virtual puede reemplazar la necesidad de múltiples publicaciones físicas cuando hay varios lugares de trabajo.

El empleador puede complementarla publicación mediante la carga del reglamento en la página web de la empresa, envío a los trabajadores por canales digitales como correo electrónico o plataformas internas, o cualquier otro medio digital que garantice el acceso permanente.

·      PLAZO DE ACTUALIZACIÓN

En la nueva normativa se establece que los empleadores deben actualizar el Reglamento Interno de Trabajo acorde con los nuevos parámetros dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025, es decir a más tardar al 25 de junio de 2026.

El incumplimiento de estas disposiciones puede generar responsabilidades legales significativas para los empleadores.

Recuerde que en Alianta lo podemos guiar para estar siempre preparado.