El Ministerio de Trabajo en circular No.0069 de 2023 precisó fijar los criterios para autorizar o negar las solicitudes para laborar horas extras.

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El Ministerio de Trabajo, en la circular No. 0069 de 2023, precisó los criterios para autorizar o negar las solicitudes de trabajo en horas extras en los siguientes términos:

El Ministerio de Trabajo, a través de la Resolución 3031 del 30 de agosto de 2023, dispuso que aquellas empresas que actualmente cuenten con autorización para trabajar horas extras y que no tengan un término de vigencia específico (vigencia indefinida), deben tramitar la actualización de las autorizaciones ante el Ministerio. De esta manera, junto con las demás empresas que lo hacen de forma periódica, se someterán al procedimiento previsto conforme a las normas.

Para llevar a cabo la solicitud de autorización, se requiere lo siguiente:

• La vigencia de la autorización para trabajar tiempo suplementario dependerá de las necesidades del empleador. Estas necesidades deben estar debidamente motivadas en la solicitud, y la vigencia no puede ser superior a dos (2) años.

• La solicitud debe presentarse ante la Dirección Territorial del Ministerio del domicilio principal, sin importar si la autorización requerida es para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas diferentes al domicilio principal.

• La solicitud debe detallar la relación de actividades.

• El empleador debe fijar una copia de la solicitud en todos los lugares de trabajo para que sea conocida por todos los trabajadores, al menos hasta que sea decidida por el Ministerio de Trabajo.

• El empleador deberá manifestar de manera expresa si existe o no una organización sindical en la empresa, indicando el nombre de la organización, dirección y correo electrónico.

• El empleador deberá entregar la certificación expedida por la ARL que informe sobre la carga física, psicosocial y otros riesgos para los cargos que requieran trabajar horas extras. Debe también informar sobre la existencia de programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo relacionados con las actividades laborales.

• El empleador presentará el último Reglamento Interno de Trabajo cuando sea obligatorio.

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El trámite que debe seguirse para el estudio de la solicitud es el siguiente:

• En caso de que exista una organización sindical en la empresa solicitante, el Ministerio dará traslado para que emitan opiniones sobre los motivos expuestos por el empleador en su solicitud. Además, se les informará a las organizaciones sindicales sobre todas las actuaciones administrativas adelantadas.

• Si el funcionario recibe manifestaciones por parte de los trabajadores en relación con los motivos expuestos en la solicitud, deberá tenerlas en cuenta en su análisis.

• El análisis que realice el funcionario designado debe considerar:

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Lo solicitado por el empleador.

Lo manifestado por los trabajadores y las organizaciones sindicales.

La verificación de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud, para asegurarse de que las actividades que se pretendan desarrollar no generen una exposición del trabajador a condiciones que atenten contra su salud y seguridad en el trabajo, ni a ningún factor de riesgo.

Que la jornada suplementaria solicitada por el empleador cumpla con la ley.

Luego de cursar el trámite y realizar el estudio correspondiente de la solicitud presentada, se emitirá la decisión, que contará con las siguientes características:

• En caso de que no se den las condiciones para el trabajo en horas extras, se negará la autorización, lo cual no impide que en el futuro se pueda presentar nuevamente la solicitud.

• Si se autoriza, el acto administrativo que lo ordene deberá especificar el número de horas extras que podrán trabajarse. Además, establecerá la obligatoriedad de cumplir con lo preceptuado:

El empleador deberá llevar un registro diario del trabajo suplementario, indicando nombre, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas laboradas, indicando si es diurna o nocturna, liquidación de la remuneración y la inclusión de lo autorizado en el capítulo respectivo del Reglamento Interno de Trabajo.

• Una vez concedida o denegada la autorización, el empleador está obligado a fijar una copia de la providencia emitida por el Ministerio en todos los centros de trabajo.

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Modificación en las Obligaciones de las Cámaras de Comercio y Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras en Colombia con respecto al SAGRILAFT y PTEE.  

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La Superintendencia de Sociedades ha emitido una serie de instrucciones clave en virtud de sus facultades, según lo dispuesto en la circular externa 100-000004 del 4 de octubre de 2023. Estas instrucciones tienen como objetivo ejercer la inspección, vigilancia y control sobre la actividad económica, contable, administrativa, financiera y jurídica de las Cámaras de Comercio, así como sobre las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con operaciones permanentes en Colombia.

La SuperSociedades, encargada de dirigir, instruir, orientar, coordinar y controlar el ejercicio de las facultades asignadas en relación con las Cámaras de Comercio, sus federaciones, confederaciones y comerciantes, también tiene la función de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia.

En este contexto, se ha vuelto imperativo establecer instrucciones que proporcionen criterios técnicos y jurídicos para guiar y facilitar el cumplimiento de las normas por parte de las Cámaras de Comercio y las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras. Esto se hace con el fin de alinear las regulaciones de la Superintendencia de Sociedades con las recomendaciones de organismos internacionales, la política general de supervisión de la entidad y las necesidades actuales, especialmente en lo que respecta a la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo, el financiamiento de armas de destrucción masiva, el soborno transnacional y la corrupción (LA/FT/FPADM/C/ST).

Por lo tanto, se ha llevado a cabo una modificación en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica 100-000016 de 24 de diciembre de 2020, y sus enmiendas, así como en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica 100-000011 del 9 de agosto de 2021. Estas modificaciones tienen como objetivo principal incluir a las Cámaras de Comercio y a las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con operaciones permanentes en Colombia como sujetos obligados a establecer un SAGRILAFT, además de la implementación del PTEE.

En virtud de estas modificaciones, se destacan los siguientes puntos clave:

Ámbito de aplicación: Se ha ampliado el alcance de la regulación. Tanto las Cámaras de Comercio como las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras con operaciones permanentes en Colombia están obligadas a cumplir con estas regulaciones.

Plazos: Las Cámaras de Comercio y las Entidades Sin Ánimo de Lucro Extranjeras bajo la supervisión de la Superintendencia de Sociedades deben implementar estos sistemas y programas a más tardar el 31 de agosto de 2024. Posteriormente, las nuevas entidades que entren bajo su supervisión deben cumplir con estas obligaciones a más tardar el 31 de mayo del año siguiente.

Estas modificaciones reflejan el compromiso de la Superintendencia de Sociedades en la mitigación de riesgos y el fortalecimiento de la supervisión, cumpliendo con estándares internacionales y adaptándose a las necesidades actuales. Las actualizaciones en la regulación buscan combatir eficazmente el lavado de activos, la financiación del terrorismo, el financiamiento de armas de destrucción masiva, el soborno transnacional y la corrupción, contribuyendo a un entorno empresarial más transparente y ético.

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